如何做到工作效率最大化

我們每個人每天的時間都是相等的，如何在相等的時間裏將我們的工作做到效率最大化，這是個值得我們思考的問題。想擺脫窮忙又毫無品質的生活，你應該立刻實踐以下5項聰明工作法。

1、限制你的to-dolist，每天最多做三件事

一個違反常理但對我的工作效率有提升的方法是限制我增加到to-dolist的項目數量。

選擇1-3個最重要的任務MostImoportantTasks(MITs)。這些任務是你一天工作中必須要做的，比較重要且困難的任務。是那些需要你耗費很多時力，加班來完成的工作。LeoBabaut主張再做其他事情之前先把重要的事情做完：

“早上最先做你的MITs，不論是在家裏還是你準備開始工作的時候。如果你將它們放置在後面，你將會變得很忙，並且沒有時間來完成它們。如果不先完成它們，你一天的休息就泡湯了!”

你的to-dolist的其餘部分可以被你想要去做的事情填滿，只要你優先確定了1-3個MITs。確保你在專注於其他事情之前先把重要的事情完成，這樣你將會在一天結束時覺得很有效率。

前一天晚上想想你的'計劃

另一個制定to-dolist的小竅門是在前一天晚上想好你要做的事情可以減少你工作的焦慮。我最後常常躺在牀上想我明天需要做的事情並且規劃我新的一天，這使我很難入睡。

所以在睡覺之前將我的to-dolist寫下來可以幫助我放鬆並且睡得更香。我不想浪費早上的時間來想我今天應該先做什麼，這樣以後我可以第二天直接跳到MIT來做。

只關注今天要做的事情

我最近最喜歡做改變就是將我今天需要做的事情從主要清單中分離出來。

某些時候我對所有我需要做的事情感到很焦慮——我必須將它們寫來來防止自己忘記。但我不希望它們塞滿了我今天的時間，這將會使當下變得更加的忙碌。

我的解決方法是我會列一個關於我要做的事情的綜合清單。每天晚上我會挑一兩個待辦事項到第二天來做(我會用優先級標記在我的綜合事件清單上，這樣有很高優先級的事情將會被移動到我的“today”清單)。這讓我專注於今天要做的事情，這也給了我有時候需要做的一些小事情留了空間。

《與成功有約》作者史蒂芬.柯維(StephenCovey)曾說，傳統時間管理思維容易讓人陷入與時間賽跑的惡性循環，成爲想在最短時間內做最多事的急迫性偏執狂，但如果把時間看成是一個罐子，重要的事看成大石頭，想要順利填滿整個罐子，你應該先放入大石頭，再依序填入小石頭、沙粒和水。

因此，試着把自己的待辦事項重新組合，依照重要程度分成高、中、低三種層次，最重要的事今天解決，例如完成企劃;次要的事本週完成，例如顧客感謝函;沒那麼重要的事，有空再做吧，例如上網申請會員註冊。

2、衡量你的結果，而不是注重時間

WorkSmarter,NotHarder這一點來源於一個問題：付出和回報不成正比。我希望能在短時間裏面獲得更多的成效。其中一個方法就是衡量我們的工作效率。

這聽上去很像一個玩笑，但這是工作的時候不可忽視的一個問題如果你真的衡量了你所做的事情的效果，而不是你在這件事情上面多花費的時間，你將會發現你工作中的一些不同。

如果你有一個大項目或者任務需要完成，一個良好的開端就是將它們細分成需要完成的部分。一系列的小任務組成一個大項目，你可以檢查你每天做了什麼，並且可以知道你用了多少天完成這件事。

當你查看你每天所做完的事情的時候，你會很驚喜並且更加激勵你投入的工作，完成更多的任務。

以結果爲導向衡量工作進度，看工作成果，而非工作時間。

3、建立“準備工作”規則

正如我前面提到的，如果我不知道先做什麼工作，我就會變得很拖延並且浪費一上午的時間。你可能因爲別的事情造成拖延，但起步往往是最常見的阻礙。我傾向於拖延，浪費時間在早晨。你可能有一個不同的危險時間一拖再拖，但是起步似乎是一個常見的障礙。一種方法可解決這種問題，就是建立一個規則來告訴你的大腦和身體，現在需要開始工作了。

你的規則可以使很簡單的事情，比如每天上下班的路上買的一杯咖啡。我通常邊喝咖啡邊檢查我喜歡的網站，看看是否有新的消息。一旦喝完了咖啡，這就是我的分界點，就觸發性的告訴我開始工作了。

其他方式進入工作的狀態可以是當你坐在辦公桌前或者在工作區的時候，關掉你的手機，做一些簡單的伸展運動，吃點早餐。你甚至可以設置一個廣播來讓你進入工作狀態，收聽廣播讓它成爲你進入狀態的一種規則。

Twitter和Square聯合創始人傑克.多爾西(JackDorsey)這樣設定他的工作規律：星期一管理公司，週二產品，星期三行銷、溝通與成長，星期四研發與合作伙伴，星期五公司文化與招聘。如此一來，即使臨時有事打擾，他也能立刻回神，專心處理今日要務。

4、追蹤你在什麼事情上浪費時間

如果你想提高工作效率，當你真正遇到問題的時候最好改變規則並且嘗試新的解決方法。我過去肯定會這樣做，但發現它並不是一個長期的解決方案。

提高效率的第一步是找出你規律性時間所花在的地方。首先，記錄你每天早晨做的準備工作。你會發現你的時間花在像選擇衣服這種可以在前一天晚上做的事情上。然後追蹤你如何花這些時間的，找出它們的模式——像RescueTime這樣的工具可以幫到你。

一旦你知道什麼事情佔用你的時間，什麼事情讓你拖延，你可以開始改變這些習慣。

我曾經在早上浪費了大量的時間來檢查出我最喜歡的網站的新聞和更新。所以因此我制定了規則：我會邊喝咖啡邊做這件事情，當咖啡喝完的時候就意味着要開始工作了。這種方法只用於做我自己喜歡做的事情，但不用於我計劃內的工作事宜。

5、養成幫助你停下工作的習慣

培養工作規律有助於運用時間，停止工作也是如此。你應該爲自己設定停工時間，以免無止盡地繼續瞎忙。例如，午餐前必須完成一件最重要的事，或者跟朋友約頓晚餐，強迫自己提高工作效率順利赴約。這些正向獎勵也會使你抱着期待愉快工作。

所以，規定自己準時下班。可以安排跟朋友吃晚餐，強迫自己準時完成。此外，因爲是要做自己喜歡的事，會更有動力趕快完成工作。

Twitter執行長依凡.威廉斯(EvanWilliams)原本都在早上去健身，但他發現自己早上效率最好，之後逐漸下滑;於是他把時間規畫切成兩半，早上專心工作、中午去運動;或者傍晚運動前要完成今日任務，結果每個時段他都能保持充沛活力充沛、高效工作。