如何成爲辦公室裏最有效率的人「必讀」

如何成爲辦公室裏最有效率的人?如何合理安排自己的工作呢?看完下文也許你就知道應該怎麼做了!

工作總是會貪婪地蠶食你的時間，儘管你每天都在做任務清單，但還是陷入了無窮的加班中。如何管理好自己的時間安排，每天五點半之前做完所有的事，本文給出了一個完美的解答。

“啊，今天的要做的事太多了，任務清單一眼望不到底啊。”

“這麼多事，明年都做不完，我看着都覺得累，先睡一覺再說。”

每個月總有那麼幾天，辦公室裏總縈繞着這樣的抱怨，無數的工作令人頭疼不已。這樣的情況每個人都會遇到，那麼，怎麼才能讓自己不那麼“懶”呢?怎樣才能在更短的時間裏做更多的事兒呢?今天，我找了一個能完美解答這個問題的朋友，一個高效得可怕的朋友，他是卡爾•紐波特(Cal Newport)。我們先來看看卡爾的工作和生活是怎樣的吧：

他是喬治城大學的全職教授，每天要授課，而且課後還要花大把時間回答同學們的問題。每年他要寫六篇甚至更多的他研究領域中的學術期刊評論。他寫了四本書，包括被各大媒體推崇的《優秀到不能被忽視》。他娶了一位年輕的姑娘，承擔了一個丈夫和父親所有的責任。他常常發表關於高效性和如何在工作中完美表現的博客。然而，他還是能在每天五點半之前做完所有的事，週末幾乎從不加班。

他沒有什麼超能力，也沒有什麼十幾個人的小團隊，有的只是超強的時間規劃能力。好了，你我都不用對這種超級高效垂涎三尺，下面就是卡爾管理時間，止住懶散，然後搞定工作的祕訣：

1.別再做任務清單了，計劃表纔是王道

任務清單本身是沒用的，它只是讓你知道要做什麼的第一步。你還要做的，是給任務清單上每一項分配一個時間額度，做成一個計劃表。這樣你才能更實際地認識到哪些事情是能夠做完的，哪些情況是不現實的;才能在做一件事最有效率的時候去完成它，而不是僅僅因爲它是任務清單上的第四項或第五項。如果這些任務沒有在你的計劃表裏，也沒有分配好所需的時間，那它們就只是沒有意義的空想。

Cal對計劃表的看法是這樣的：

“一個時間計劃表能強迫你面對你能用的時間和做這些事需要的時間。做好完整的計劃表後，你就對一天的工作有了全面的瞭解，完全利用工作日的每一個小時，這樣你不僅能節省完成工作所需時間，更能把工作放在你一天中最有效率的時候去做。”

如果你不考慮做一件事所需要的時間，那麼就不可能做好這件事。你們可能會想“各種各樣突然出現的事會打斷我的計劃，根本就沒可能按計劃進行嘛”。那就把這些事兒都加進計劃裏面，計劃不用做到十全十美，你只是需要一個讓你停止浪費時間的計劃，不必過於鑽牛角尖。

那到底怎麼停止拖延呢，聽聽卡爾的意見吧：

“給每件事分配了專屬的時間能直接地減少拖延，因爲你不用再花時間決定在某一段時間裏要不要做某件事或者做一件另外的什麼事，這個決定早已在計劃時就已經做完了。”

這樣的生活會不會太機械化了啊?生活瞬間變得沒什麼意思了?放心，並不會的。研究表明，有計劃地安排一天的時間能提高生活的質量：這項研究是爲了瞭解時間管理和生活質量之間的關係而設計，研究空閒時間的時間管理，或者說人們怎麼過空閒時間，和生活質量的關係。而結果則表明時間管理對生活質量起着很積極的作用。現在，任務清單已經out了，所有的工作已經安排到了計劃表上。那爲了確保那麼多事情不會把時間表擠爆，怎麼才能確定要做的這麼多任務的優先級呢?

2.五點半回家，從後往前規劃你的一天

工作總是會貪婪地蠶食你的時間，如果你想在工作和休息中找到平衡的話，一個明確的界限是必要的，而同時，界限也會讓你做的更好：它催促着你從而使你變得更有效率。通過設定一個五點半的截止期限，你會更好地掌控時間和工作。

卡爾把這種方法稱爲：“固定計劃效率”

“固定你理想的計劃，自己定下一個期限，然後倒着去規劃要做的事，把事情完成得漂漂亮亮的要毫不猶豫地放棄瑣碎的小事件，學會拒絕別人，重點做好重要的工作。我的經驗告訴我，“一定要按固定的計劃執行”這個念頭，幫我做了許多看似不講情理但其實非常聰明高效的決定。”

任何能提高對情況的控制感的東西都可以緩解壓力。根據《工作中的大腦：解決分心，重聚注意力，聰明地工作》，“科學家們一次又一次地發現對壓力的控制感能有效減緩壓力帶來的影響”，也就是說，做好了計劃，感覺一切盡在掌握之中，壓力自然就減輕了。

3.做好周計劃

我想，一瞬間的念頭，我們所謂的“三分鐘熱度”，大概是這世上最不缺的東西了吧。如果一個人只盯着今天而從不想明天該怎麼辦，那他只能被時間追着跑。要怎麼才能持續地做好一件事?不論是寫書，教課，見學生，寫論文，做個好家長，答案都是：做好周計劃。

卡爾告訴我：

“人們常常忽視他們計劃和日程的整體性。而我知道我每天的每個小時都應該做什麼，我知道每週的每一天應該做些什麼，而每月的每週又要做什麼。”

看到這兒你估計要翻白眼了，聽着多狂妄啊，其實這比你想的簡單多了。做到這種程度，其實只需要每週一早上的短短一個小時。

卡爾又給我講了他的經驗：

“每週一我就列好了一週的計劃，定計劃之前我會過一遍我的收件箱，工作筆記，日曆，然後試着定下來每天要做的最重要的事。我把這些重要的事記在email裏，然後發給自己，標記成未讀郵件，這樣我每天查郵箱時都能看見它，然後一天多提醒自己幾次，我就會記得很清楚。”

一項研究表明，人們對時間的使用，在有計劃時會比無計劃時更加明智。“研究對印度的CEO們做了初步分析，發現公司的銷售額和CEO工作的時間成正相關。更有趣的`是，CEO在計劃好的事項上花的時間越多，公司得到的結果就會越好。規劃好的時間遠不止那些花在會議上的時間(儘管開會的確能提高銷售)，更在於CEO們有限而珍貴的時間上，做好時間分配往往能讓效率提高許多。”

另外，讓這周的任務在腦海中過一下是不夠的，把事情寫下來總會讓你更傾向於按計劃一一做好。你現在有了每日計劃和每週計劃，然而還是感覺24小時完全不夠用，事兒實在太多了，卡爾也有答案給你。

4.少做點事，但要做精

你想着：“我一天到晚真的有太多事兒了，根本不可能在這些時間裏做完啊。”也許你的確是有非常多的活兒要做，但解決方案絕不是忙到天昏地暗，十點過都回不了家。現在，問自己一個問題：“什麼能給我的生活帶來真正有用的價值?”然後排除那些被否決的，留下來的越少越好。

卡爾告訴我說：

“人們總是根據一個人最優秀的方面來評價一個人，就比如馬雲不會因爲長得矮而被人看不起。所以一個人想要成功，就最好要少做些事，但是要專注於把這些事做到完美。如果某些任務並沒有給我帶來什麼價值，我會毫不猶豫地避開它們。”

或許你覺得你的時間越來越不夠用了，但時間使用領域的領軍人物，約翰•羅賓遜，並不這麼認爲，其實我們一直都有很多的空閒時間。約翰堅持道：“儘管很多人認爲他們已經很努力工作了，每天每年工作的時間越來越長，實則不然。約翰在時間應用上的研究表明，不論是美國還是全球範圍內，人們花在工作上的平均時間在過去四十年中是保持穩定的，甚至是在減少的，這樣看來，其實每個人都有很多閒暇時間。”

因爲碎片化的繁雜瑣碎的任務，把所有的時間都佔用了，把生活的樂趣都榨乾了，是否得不償失呢?所以，少做點事，也一定要在做的事情上做的最好。你的計劃本就是有序的，而去掉的事讓任務和時間能完全結合起來，完美的時間計劃表即將成型，就剩一個問題了：更具體一點，我該在我的時間裏做些什麼呢。

5.少做淺工作，專注於更深的東西

工作和工作之間是不一樣的。

卡爾說：

知識工作者處理兩種不同的工作，淺工作和深工作。“淺顯的工作，例如郵件和會議，僅僅只是不斷地傳遞信息的過程。這些東西不需要你的天賦和智力。而深層的工作則會不斷地推着你，激發你的能力直到達到極限。這些就是產生高價值回報而可以自我提升的工作。”

大部分人“被淹沒在淺水中”是現在職場中普遍存在的問題。“那些最忙的人常常並沒有那些每天五點就回家的人完成的事多，這是因爲要工作到深夜或週末的唯一原因就是他們的工作充滿了淺層的事。他們早出晚歸，忙碌於回覆郵件，傳遞信息，像一個人工路由器。這些淺工作非常耗時間，而回報卻少的可憐。”做淺工作能讓你不被炒魷魚，而做深工作則能讓你不斷升職。

要常常給自己預留一些完整而不被打擾的時間，去做那些有價值的深工作。而爲了達成這個目標，第一步，不要再每天早上第一件事就是查看郵箱。

國際暢銷書《每週工作4小時》的作者提姆•弗里斯說：“不要再把清晨的第一個小時花在查看你的郵箱上了。可能這很多人來說難以想象，我需要通過郵箱裏的重要的信息才能開始工作啊。然而事實卻並非如此，你要把工作做得十全十美，可能會需要查看郵箱，但你如果是要做完百分之八九十的工作，是肯定能在打開信息量極大的郵箱之前完成的。所以，其實你只需每天定時查看一下郵箱，把工作再完善完善，就能變得高效起來。”

現在讓我們來總結一下

卡爾給了我們五條建議：

1.別再做任務清單了，計劃表纔是王道2.假設你在五點半之前必須回家，然後從後往前規劃你的一天3.做好周計劃4.少做點事，但要做精5.少做淺工作，專注於更深的東西。

把所有東西都計劃好，一個個計劃表日程表儘管看似冷靜無趣，但是到最後的結果將遠不止於此。

卡爾的臨別贈言：

“知識性工作其實可以比喻成一項手藝。只不過它僅僅是你在加工知識和信息而不是木頭，加工思想，這個過程中你將知識從原材料中提取出來。你把汲取知識的過程想象成工匠雕刻木頭，在這個過程中越來越快樂和滿足，成功就自然可以信手拈來。”

最後，願世界各地的辦公室裏都會少一點靠他人辛勤工作養活自己的懶人，多一點加工知識，不斷提高自己的工匠精神。