辦公室智慧職場中學會給自己減壓

 　　工作節奏的加快，讓身在職場中的人們變得越來越煩躁不安，特別是在超強工作壓力之下，焦慮、煩悶讓人苦惱不已。因此，不管你接受的工作多麼艱鉅，都不要埋怨，而是面帶着微笑地接受這個工作，並努力做好，千萬不要表現出不知如何下手的樣子。

簡單工作10法

你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追着跑?但你的忙亂也許不是因爲工作太多，而是因爲沒有重點，目標不清楚，所以才讓工作變得越來越複雜，時間越來越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場環境裏，我們必須在越來越少的時間內，完成越來越多的事情。

在如今越來越複雜與緊湊的工作步調中，“保持簡單”是最好的應對原則。“簡單”來自清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。

現代人工作變得複雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點”。因爲不清楚目標，總是浪費時間重複做同樣的事情或是不必要的事情;遺漏了關鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費了太多的時間;抓不到重點，必須反覆溝通同樣的一件事情。

　以下就是10種最實用的、最簡單的工作方法。

　搞清楚工作的目標與要求，可避免重複作業，減少錯誤的機會

你必須理清的問題包括：我現在的工作必須做出哪些改變?可否建議我，要從哪個地方開始?我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成?有哪些可用的工具與資源?

懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度

對於許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。

在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己：“我想要做什麼?或是不想要做什麼?什麼對我纔是最好的?”你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且會因爲你的拖延而影響到其他人?而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標?

　主動提醒老闆排定優先級，可大幅地減輕工作負擔

“手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆工作，實在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當地反映真實情況?如果你不說出來，老闆就會以爲你有時間做這麼多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經交待給你太多的工作。老闆其實是需要被提醒的。

你當然不可能同時完成這麼多的工作，爲什麼不主動地幫助老闆排定工作的優先級?你不是不做，但是凡事有先有後。提醒一點，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當然，更不應該自己承受問題。

報告時要有自己的觀點，只需少量的有用信息即可讓老闆感到滿意

多數人在向主管或是老闆報告時，總是擔心信息不夠多，“萬一老闆問起來，答不出來，該怎麼辦?”根據美國商業心理顧問公司的心理學家約翰?維佛所進行的研究，有10%～15%的人在面對老闆時會有恐懼的心理，而且如果向老闆報告時手中的數據不夠多，感到恐懼的人數比例又會更多。

其實，這種擔憂是多餘的。太多的信息會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對於老闆一點幫助也沒有。“內容精簡，切中要點，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰?維佛詢問多位資深主管對於簡報內容的要求時，所得出的普遍性結論。

你要做的是利用重要的信息或是數據提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模棱兩可的描述。向老闆報告時，要能精準地掌控時間。

做簡報時增加互動的機會，可縮短簡報的內容與報告的時間

真正成功的簡報在於清楚而正確地傳達信息，創造溝通與對話的機會，進而讓對方因爲你的簡報內容而改變思維、決策或是行動。因此，重點不在於簡報，而是溝通的質量。你不只是“報告”，而是要引發雙向的對話，試圖影響對方。

在做任何的簡報之前，你必須思考以下三點原則：希望聽衆聽完簡報之後記得哪些重點?聽衆會有什麼樣的感受?你希望他們聽完簡報之後有什麼樣的決定?

接下來就是實際的製作問題了。最好的開始方式，就是把聽衆想知道的重點轉換爲問題，這樣不僅可以立即吸引聽衆的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負擔。簡報的過程不應只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和觀衆有互動的機會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內容，其餘的時間應該是與聽衆互動。

有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上

正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其餘的每一封信件的內容，除非信件內容是有關近期內(例如兩星期內)你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。

郵件內容儘量精簡，節省寫信的時間並增加對方響應的機會

“最容易閱讀、理解與回覆的信件，最吸引我的注意。”這是約翰遜在實施“追求簡單”的研究計劃時，一位資深主管對於電子郵件使用習慣的回答。

你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節省對方的時間。該怎麼做呢?你必須：把每一封電子郵件的內容限制在大約在8到12句的範圍內;超過20個字就應換行;如果超過3行必須空行。

當沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變

不論你提出什麼樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時，這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環境，凡事只依照主管的意見做事，還是你比較喜歡有自己發揮的空間。這是選擇的問題，無關乎好與壞。

只要取得信任，不需要反覆的溝通，同樣可爭取到你要的資源

老闆對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什麼是讓你的老闆感到最頭痛的問題?是無法依照原定計劃完成，還是無法掌控情況，對於未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當你在爭取預算時，必須先想清楚老闆可能擔心的問題，作爲你說服老闆的理由，這是最有效的。