用20％的時間獲取80％的成效

用20％的時間獲取80％的成效

按事情的“重要程度”編排行事優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”原理的基礎上。

這個原理是19世紀末期與20世紀初期的意大利經濟學家兼社會學家維弗烈度·柏瑞圖所提出。

它的意思是：在任何特定羣體中，重要的因子通常只佔少數，而不重要的因子則佔多數，因此只要能控制具有重要性的少數因子即能控制全局。

這個原理經過多年的演化，已變成當今管理學界所熟知的“80/20”原理———即80%的價值是來自20%的因子，其餘的20%的價值則來自80%的因子。舉例如說明下：

(1)80%的額是源自20%的顧客；

(2)80%的病假是由20%的員工所佔用；

(3)80%的檔案使用量集中於20%的檔案；

(4)80%的菜是重複20%的菜式；

(5)80%的垃圾是源自20%的地方；

(6)80%的看電視時間花在20%的節目上；

(7)80%的閱讀的書籍都是取自書架上20%的書籍；

(8)80%的看報時間都花在20%的版面；

(9)80%的電話都是來自20%的發話人；

(10)80%的外出吃飯都前往20%的'餐館；

(11)80%的討論都是出自20%的討論者

(12)80%的教師輔導時間都被20%的學生所佔用。

“80/20”原理對管理者的時間使用的一個重要啓示便是：避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因爲就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效；你應該將時間花於重要的少數問題上，因爲掌握了這些重要的少數問題，你只花20%的時間，即可取得80%的成效。

“80/20”原理在企業管理上的應用範圍極爲廣泛，現以下面的實例來加以闡明。

實例一

在存貨管理上，有所謂“ABC分類法”。該分類法是將存貨分爲A、B、C三類。A類代表“重要的少數”，這類存貨量少價值高。它們應備受重視而享有最佳的存貨管理，包括最完整的紀錄、最充裕的訂貨等候時間、最小心的保管等。C類存貨則指“瑣碎的多數”。這類存貨量多而價值低，例如文件夾、訂書針、紙袋、信封、郵票等辦公文具皆屬於這類。對這類來說，簡直不須有任何存貨管理，因爲若施以這種管理，則所花的費用可能超過這些物品本身的價值。因此在一般情況下，當負責存貨者發覺這類物品用完時，才設法加以補充。B類存貨則指介乎C類與A類之間的貨品。通常這類貨品的存貨管理可採用機械化方式進行，即當存貨數量降至某一特定數量時，企業應自動增補存貨。

實例二

某保險公司在偶然情況下針對其客戶交易額的大小進行分類，結果發現總營業額之中幾乎有90%的營業額源自總客戶中不足10%的大客戶。這個發現促使該公司對大小客戶一視同仁的營業政策產生巨大的———集中時間服務於少數的大客戶。結果，該公司的總營業額及利潤立即出現增長的趨勢。

實例三

某公司曾經要求各階層主管指出阻礙公司利潤增長的因素，共有37項。由於項目太多，無法同時予以解決，於是公司要求各階層主管將這37項因素按其重要性的高低順序予以編排，終於發現頭五項因素是阻礙利潤增長的罪魁禍首。

實例四

某鐘錶公司的發覺該公司所生產的衆多的鐘表模型之中，約有1/3模型的額只佔總額的4%。於是，他決定停止這些模型的製造，在其後6個月內該公司的利潤逐漸得到遞增。

實例五

某部門主管因患心臟病，遵照醫生之囑咐每天只上班3、4個小時。他很驚奇地發現，這3、4個小時所做的事在質與量方面與以往每天花費8、9個鐘頭所做的事幾乎沒有兩樣。他所能提供的唯一解釋便是：他的工作時間既然被迫縮短，他只好將它用於最重要的工作上，這或許是他得以維護工作效能與提高工作效率的主要原因。

實例六

傳統式的電冰箱在結構上，冷凍庫是位於上端，冷藏庫則位於下端。當你使用冷凍庫時，可以維持站立的姿勢，但使用冷藏庫時，則往往非蹲下不可。由於冷凍庫的使用機會只有20%，而冷藏庫的使用機會則高達80%，致使許多主婦在使用電冰箱時往往因蹲下的次數太多而感到腰痠背痛。基於此，某家電器公司在電冰箱的設計上，便將冷藏庫置於上端，並將冷凍庫置於下端。這種新型的電冰箱可以減少使用時蹲下的次數。該種新產品的設計所依據的便是“80/20原理”。