4個“四兩撥千斤”的開會方法

以下是4個“四兩撥千斤”的開會方法，你有聽說過嗎?

第一，請參加會議的人在會議開始前提交信息。

這或許聽起來有點兒太簡單，可極少有人真的付諸實踐。這樣做之後，大家提交的看法和意見就不大可能受到他人影響。

這個方法對那種希望得到創新想法的會議尤其管用。請大家事先提交想法，往往能讓更多人的意見得到傾聽，於是就能收集到更多新創想。培訓課程和家庭會議也能使用類似的方法。

例如，如果你面臨一個問題或一項挑戰，需要每個組員都貢獻智慧，那麼，與其讓每一個人都同時說出想法和建議，更高效的做法是請大家花幾分鐘靜靜地想一想自己的主意，然後寫下來，提交給全組。

這樣做能讓那些比較安靜的小組成員也能暢所欲言，免得他們的聲音被大嗓門的組員淹沒。除了一小段靜悄悄的時刻之外，這個方法的成本幾乎爲零。

第二，組織會議的人最後一個發言。

組織會議的人往往不知道自己的意見會影響大家，這個問題之普遍簡直令人吃驚。

如果一個領導者、經理或家長先把看法說了出來，小組成員往往就會下意識地聽從，其他的想法和意見就沒有機會產生了。

避免這種潛在的不良影響的方式之一，就是讓領導者先聽完大家的看法，然後再表達自己的意見。

第三，做個任務清單會很有用。

醫生們確保自己做出準確診斷並採取正確措施的常用方法之一就是列一個簡單的清單。就像阿圖· 葛文德(Atul Gawande)在他的著作《清單革命》(The ChecklistManifesto)中所說的，這些清單中包括一些簡單得令人吃驚、可萬一漏掉了就會要人命的條目。患者的名字跟真人對得上嗎?我有他的病歷嗎?他對什麼東西過敏嗎?我知道他的.血型嗎?

就像飛行員在登機前會列一張清單一樣，會議的組織者也需要仔細想想，準備清單上該有哪些必不可少的條目。參會的人選恰當嗎?大家的經驗是否平衡得當?有沒有那種以積極正面的方式提出反對意見的角色?

第四，對會議的座次安排做出微妙的調整，就能夠影響人們的注意力重點。

例如，他們的研究發現，圓桌式的座位能夠喚起人們的歸屬感。因此，參會者更容易重視小組的整體目標，也容易被強調全組利益的信息(而不是個別人的收益)和提議說服。

相反，當座次安排呈現出帶角的形狀(比如L形)或方形的時候，效果剛好相反。這種座次安排激發了人們對獨特性的追求。因此，人們更容易響應那些以自我爲中心的信息和提議，容易表現出個人主義。

研究人員總結說，如果會議目的是創造合作互助的氣氛，那麼圓桌式的排位更有利。因此，如果一個團隊領導者想要說服員工齊心合力行動起來，那麼他最好把大家的座位擺成圓桌式的。如果員工中有平素不大合羣的人，這樣做就愈發重要。

然而，如果團隊領導者希望讓團隊成員爲自己的行動負起責任，那麼正方形或長方形的桌型會更好。

當然，某些會議既需要合作，也需要個人採取行動。因此，你或許需要在進程中調整桌型。

例如，一名會議組織者發現會議初期需要大家團結合作，那麼他就把這段時期的座位擺成圓桌式的，等到會議的重點轉變成需要個人關注的議題時，如果必要的話，他就可以做出小小的調整，把座位擺成方形的。

會議組織者可以採用的另一個小調整是，開會之前就把座位分配好，而不是讓大家自行找位子(要知道，物以類聚，人以羣分)。任何一個婚禮策劃人都會告訴你，當人們看到寫着自己姓名的桌卡時，都會乖乖地坐下。