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辦事情應條理化

推薦人: 來源: 時間: 2011-07-26 閱讀: 3.12W 次

統籌做事,使事情變得更加有條理,往往能達到事半功倍的效果。辦事情遵照有序化原則是一種非常理性的做事理念,它可以使你對做事情順序的安排更加合理,時間的分配更加嚴格,從而避免東一榔頭,西一棒子,最後事情卻沒有辦好的結果。辦事情有條理,不僅可以避免許多重複工作,還可以讓我們更加明確自己做事的目標和邏輯,可以使我們能夠更好地總結經驗,爲做好下一步的工作打好基礎。同時,我們還能體驗到一步步逼近目標的興奮感,進而激發出更高的工作熱情。

辦事情應條理化

常言道:萬物有理,四時有序。這裏的“序”是順序、次序、程序的意思。自然界是這樣,人類社會也是這樣。序,就是事物發生發展、運動變化的過程和步驟,是客觀規律的體現。反映到實際工作中,它要求我們辦事情必須有條理、講程序。

對於程序及其重要性,長期以來存在着某些片面的認識。有人認爲程序屬於形式,沒有內容那麼重要;有人覺得程序是細枝末節,可有可無;有人甚至把程序當作繁文縟節,不但不重視,而且很反感。由此而來,現實生活中不講程序、做事情缺乏條理的現象屢見不鮮,結果既影響辦事情的效率和質量,又容易助長不正之風,給工作和事業帶來損失。

爲什麼辦事情要講程序呢?我們不妨從程序的客觀性來做一些分析。事物存在的基本形式是空間和時間,事物的發展變化都是在一定的空間和時間裏展開的。事物的發展變化,從空間方面看,可以分解爲若干個組成部分;從時間方面看,各個部分都要佔用一定的時間並具有一定的次序。比如“種植”這一行爲,就可以分解爲播種、施肥、灌溉、收割等部分。這些部分均需佔用一定的時間,並且有相應的先後次序。如果不在一定的時間播種,或者把收穫和施肥的次序顛倒了,那麼,種植行爲就無法達到預期的目的。所以,順時而動,不違農時,是務農必須遵守的程序。尊重程序,實質上是尊重規律。這就是辦事情需要有條理、講程序的道理所在。

也許有人會存在這樣的疑慮:講程序會不會影響效率?其實,講程序與講效率是一致的。俗話說,沒有規矩不成方圓。不講程序,缺乏制度、機制、法規、紀律的規範和約束,無章可循,各行其是,不但許多事情辦不下去,而且整個社會也會陷入混亂之中,根本談不上效率。譬如,一臺功能強大的電腦,如果失去與之匹配的程序設計,其作用就難以發揮出來。從社會角度看,科學、嚴格,符合實際的程序有利於實現和維護國家、集體和個人的利益,違反規定程序的行爲則會給國家、集體和個人帶來損害。在日常生活中,人們進行購物、乘車、參觀等,都要按先來後到的順序排隊,遵守規矩,各得其所。很顯然,這樣做是公平合理的,也是富有效率的。而一旦有人不守規矩,不僅會使公平受到破壞,效率也無從保證。相反的,如果你每天都能按照計劃行事,效果就不同了。每天先用15分鐘寫下今天需執行事務的清單,之後,你就會清楚地知道,哪些工作是今天必須完成的,哪些工作是今後幾天內要完成的,哪些又是長遠的目標。這樣你就會精確地找到需要優先處理的問題,從而避免被那些不重要的事情分散精力。

在現實生活中,通常有這樣兩種人。

第一種人性子很急躁,不管你在什麼時候碰見他,他都是一副忙碌不堪的樣子。跟他談話的時候,假如時間稍微長一些,他就會不時地拿出表一看再看,暗示他的時間很寶貴,表現出極度的不耐煩。他的公司雖然業務做得很大,但是效益總是不盡如人意。究其原因,就是他的工作安排得亂七八糟。除了上班時間,他的很多時間也都是在辦公室裏度過的,但他的辦公桌卻像個垃圾場。這樣的工作安排,不僅浪費了他很多時間,也直接影響了工作業績。

另一種人恰恰相反。每次碰見他,總是表現得很平靜祥和,做事情非常有條理,從來不會給人忙忙碌碌的感覺。別人跟他交談的時候,他也總是表現出極大的耐心,讓人覺得彬彬有禮。在他的辦公室裏,各類不同的資料都擺放得有條不紊,他每天都會整理自己的辦公桌。在他的公司裏,員工們各司其職,各種事情都安排得恰到好處,公司業績蒸蒸日上。儘管他經營的公司規模很大,但是從表面上別人卻從來也看不出他有絲毫的慌亂,每件事情都處理得乾淨利落。他的工作作風影響到他的整個公司,上下形成了良性的連鎖反應。

工作沒有條理,又想把工作做好的人,總是感到人手不夠或者沒有時間,其實真正的原因在於他沒有把事情安排好。“辦事情條理化”已經被美國哈佛經典教材《管理之門》列爲管理人必須做到的一項基本工作。

美國通用公司前任總裁韋爾奇將“辦事情沒有條理”列爲許多公司缺乏效益的一個重要原因。要想在競爭激烈的職場上有所作爲,“辦事情條理化”的作用是不可低估的。因此,遇到事情別忙着去做,先想好該如何去做往往能收到意想不到的效果。

讓時間變得更有價值如果你把最重要的任務安排在一天裏幹事最有效率的時間段去做,你就能花較少的力氣,做完較多的工作。魯迅說:“哪裏有什麼天才,我只是把別人喝咖啡的時間都用在工作上了。”亨利·福特說:“大部分人都是在別人荒廢的時間裏嶄露頭角的。”時間對於每一個人來說都是公平的,能不能在一樣多的時間裏取得比別人更多的成績,關鍵看你能不能有效地利用你的時間。有效利用時間也是提高工作效率的直接方法之一。